Wir können unsere Ziele auf verschiedene Weise visualisieren, so dass wir sie nicht aus den Augen verlieren. Diese Woche besteht Aufgabe daraus, sich eine Methode oder eine digitale App auszusuchen, die Dir bei der Umsetzung Deiner Ziele helfen. Und da kann selbst Outlook schon eine gute Lösung sein.

Ziele und gute Vorsätze zu haben und sie aufzuschreiben, ist der erste Schritt, sie auch Wirklichkeit werden zu lassen. Der zweite Schritt ist es, sie in kleine operative Aufgaben herunter zu brechen.

In dieser Woche geht es um den dritten Schritt: Wie können wir unsere Ziele visualisieren und sie so in unseren Alltag so integrieren, dass sie uns bewusst bleiben?

Drei Wege, Ziele im Augen zu behalten

Es gibt mindestens drei Wege, seine Ziele in die eigene Aufmerksamkeit zu rücken:

  • prozessual
  • haptisch
  • elektronisch

Prozessual heißt, dass ich einen Weg finde, wie ich mir meine Ziele immer wieder vor Augen führe. Viele Erfolgsmethoden arbeiten auf diese Art und Weise. Man soll sich zum Beispiel jeden Morgen seine Ziele durchlesen und dann mit so genannten Self-Affirmations Mantra-artig sein Unterbewusstsein davon überzeugen, dass man sich nun an die Erfüllung dieser Ziele macht.

Morgen-Routine

Ich bin ein großer Freund davon, dass man sich seine Ziele bewusst macht. Am besten regelmäßig. Und wahrscheinlich hilft das ständige Wiederholen auch, die inneren Kritiker ein wenig zu übertönen. In wie weit sich das Unterbewusstsein auf diese Art steuern lässt, ist eine andere Diskussion.

Trotzdem: Die Idee der prozessualen Aufmerksamkeit ist sehr effektiv. Prozesse oder Rituale können mir helfen, meine Ziele nicht aus den Augen zu verlieren. Wer die nötige Selbstdisziplin mitbringt, kann auf diese Art sehr erfolgreich sein.

Dinge zum anfassen

Die zweite Alternative sind haptische – oder vielleicht besser – physische Gedanken-Stützen. Damit gemeint sind zum Beispiel kleine To Do Listen (wie Einkaufszettel oder Tagesaufgaben auf der Rückseite eines alten Briefumschlages) oder auch so komplizierte Konstrukte wie ein Kanban oder Scrum Board, an dem unzählige Post Its den Projektfortschritt und die zu erledigende Arbeit veranschaulichen. Der sprichwörtliche Knoten im Taschentuch gehört auch dazu. Aber wer hat heute noch Stofftaschentücher im Gebrauch?

Knoten im Taschentuch

Auch diese Methode ist sehr effektiv. Es dauert eine ganz schöne Weile, bis wir uns so sehr an ein Post It an der Haustür gewöhnt haben, dass wir es nicht mehr sehen (deswegen sind sie ja auch neonfarbig). Das Problem ist nur: nicht jeder kommt damit klar, in seiner Wohnung ein Kanban Board aufzustellen. Diejenigen, die das tun, schwören zwar darauf. Aber ich kann auch verstehen, wenn einigen dieser Eingriff in die Wohnraumgestaltung zu krass ist (auf der Rückseite der Schranktür mit den Winterklamotten sieht man es schließlich zu selten / es muss schon prägnant im Raum stehen).

Digitales Paralleluniversum

Damit bleibt uns noch unser digitales Parallel-Universum. Viele von uns verbringen schließlich mehr Zeit damit, auf einen Monitor eines Laptops, PCs oder Handys zu schauen als irgendetwas anderes anzusehen (inklusive Ehepartner und Kinder). Und selbst wenn es nicht ganz so viel Zeit ist, die wir am Bildschirm kleben, scheint der Ort als solches perfekt. Er ist privat genug, dass wir nicht jedem erklären müssen, was wir da tun, und er ist präsent genug (zumindest präsenter als besagte Rückseite der Schranktür).

Aus diesem Grund möchte ich Euch heute vier Tools vorstellen, mit denen man seine Ziele und Schritte digital nicht mehr aus den Augen verliert.

Die Tools sind:

  • Trello
  • Evernote
  • Wunderlist und
  • Outlook

Natürlich gibt es noch unzählige andere Tools da draußen, die vielleicht noch mehr (oder weniger) können. Man sich zum Beispiel auch eine Liste in Excel erstellen und diese abarbeiten. Das Problem dabei ist bloß, dass sich diese Liste nicht von sich aus meldet.

Das ist auch gleich das erste Auswahlkriterium für die Apps zur Zielerreichung: das Tool muss eine Erinnerungsfunktion haben. Der zweite: es muss sehr weit verbreitet sein, so dass der Service mit höchster Wahrscheinlichkeit auch am Ende des Jahres noch läuft. Drittens: das Tool sollte auch auf einem Handy funktionieren und sich damit synchronisieren lassen. Und als Bonus wäre eine kostenlose Variante noch schön.

Post It auf dem Computer

Erinnerung ist nicht gleich Deadline

Das Tool oder die App sollte eine Erinnerungsfunktion haben, damit sie sich auch unsere Aufmerksamkeit holen kann (dafür müssen dann auch die Meldungen auf dem Smartphone zugelassen werden). Hier gibt es aber ein häufiges Missverständnis: Erinnerung heißt nicht gleich Deadline. Wenn wir es mit komplexen Zielen zu tun haben, dann lassen sich die meisten Deadlines eh nicht halten. Das führt dann zu Frust und früher oder später landet das Ziel im Papierkorb. Kein Wunder, wenn es so wenig Spaß macht, daran zu arbeiten.

Die Erinnerung sollte vielmehr als eine Einladung verstanden werden, sich mit dem Ziel regelmäßig auseinanderzusetzen. Dann ist es auch gar nicht schlimm, wenn man mal gar nichts geschafft hat. Solange man sich die Fragen eingesteht: Warum habe ich eigentlich nichts geschafft? Was muss ich an der Aufgabe oder dem Ziel ändern, damit ich Spaß daran habe?

Mindestens genauso wichtig ist es auch, regelmäßig darauf zu schauen, was man tatsächlich alles schon geschafft hat. Das kann einen motivieren, weiter an dem Ziel zu arbeiten und auch ein wenig stolz auf die bisherigen Leistungen zu sein. Oft sind wir der Meinung, dass sich nichts tut. Insbesondere bei großen Zielen, die sich über ein Jahr ziehen. Dann gibt dieses Vorgabe immer wieder einmal die nötige Portion Motivation.

Starte mit dem, was da ist

Natürlich kann es sehr viel Spaß machen, sich eine neue App zu installieren und dann damit das aufregende Gefühl des Neubeginns zu verknüpfen. Doch all zu häufig führt ein neues Tool oder eine neue App dazu, dass wir schnell aufhören, uns mit ihr ausführlich zu beschäftigen. Es ist eben nicht in unserem Alltag verankert und muss sehr aktiv bespielt werden. Daher rate ich gerne dazu, mit Apps und Tools zu arbeiten, die wir eh schon benutzen.

Und noch ein zweiter Aspekt spricht für dieses Vorgehen. Heute werden wir von einer Flut an neuen Apps jede Woche nur so überrollt (einfach mal im App Store unter Produktivität suchen). Ungezählte Start Ups versuchen die nächste Super-App auf den Markt zu bringen. Nur um dann einige Monate später festzustellen, dass es dafür mehr als nur ein wenig Entwickler und Zeit braucht. Daher rate ich dringend davon ab, sich mit völlig neuen Apps zu versuchen.

Wenn Dir Deine Ziele überall hin folgen sollen, dann müssen sie mobil sein

Das dritte und letzte Auswahlkriterium ist die Mobilität. Wenn wir in einer schönen, neuen Welt leben, in der alles mobil ist und irgendwie mit dem Smartphone erreicht werden kann, dann sollten auch meine Ziele zumindest potentiell mobil erreichbar sein. Besser noch: die Geräte sollten sich synchronisieren. Ansonsten macht das alles nur unnötig zusätzliche Arbeit.

Die vier der Woche

Mit Rücksicht auf diese Auswahlkriterien hat sich meine Liste der vier Tools ergeben, die ich Euch gerne kurz vorstellen möchte:

Trello – die agile To Do Maschine

Trello ist eine App, die sowohl auf dem Smartphone als auch per Internet auf jedem Rechner läuft. Viele agile Teams nutzen Trello, wenn sie auf ein physisches Board verzichten müssen (oder wollen). Vor allem, weil es unfassbar einfach zu benutzen ist (im Gegensatz zu technischeren Lösungen wie etwa Jira). Ich fange mit einer Spalte an, der ich einen Namen gebe und kann dann so viele so genannte Karten , die meine Aufgaben repräsentieren, darunter hängen, wie ich will.

Man kann sich zum Beispiel die drei Spalten To Do, Doing und Done einrichten und dann die Aufgaben von links nach rechts ziehen. Dabei sind die Karten mit allem ausgestattet, was wir brauchen. Ich kann Unteraufgaben definieren, eine Beschreibung reinschreiben, Erinnerungen erstellen, Anhänge hochladen… Und das alles auch in der kostenlosen Version. Erst wenn es vom Funktionsumfang stärker in die professionelle Arbeit geht, braucht man eine kostenpflichtige Variante.

Für alle, die es schon nutzen oder unbedingt etwas Neues ausprobieren wollen, ist Trello meine uneingeschränkte Empfehlung. Für unsere Zwecke reicht Trello vollkommen aus und es macht wirklich Spaß, die Aufgaben zu verschieben.

Evernote – der strauchelnde Elefant

Evernote war lange Zeit das populärste Notiz-Programm / App, die es auf dem Markt gab. Doch die Konkurrenz ist gewaltig geworden. Und so kämpft Evernote heute gegen viele andere Lösungen und kommt immer wieder in Erklärungsnot, warum seine Premium-Kunden Geld für Features ausgeben müssen, die es in anderen Apps kostenlos gibt.

Das ändert nichts daran, dass es sich bei der App um eine ausgesprochen perfomante Lösung handelt, die sehr viel mehr kann, als To Dos zu verwalten. Wer seine Notizen also eh schon mit Evernote im Griff behält, der kann hier auch seine Ziele verwalten.

Wunderlist – alles für ein Ping

Meine Lieblings-To-Do-App ist Wunderlist. Sie ist zwar nicht unbedingt besser als Evernote, aber ich freue mich immer wieder über diesen einen Ton: das Ping, wenn man eine Aufgabe als erledigt markiert.

Natürlich synchronisieren sich App, Programm und Internet von alleine und Erinnerungen gehören zu den absoluten Grundfunktionen. Es ist halt eine To Do App, die voll und ganz darauf ausgelegt ist. Auch hier können wir in ein To Do noch Unteraufgaben einbauen (wie z.B. bei Trello), unterschiedliche Listen anlegen und sie bei Bedarf mit anderen teilen (was sie bei uns zu Hause zur Einkaufsliste für meine Frau und mich macht). Ein solides Tool für unsere Ziele, insbesondere, wenn man die App eh schon nutzt.

Outlook – Wie bitte? Das ist doch voll 90er Jahre…

Das Tool, das wahrscheinlich die wenigsten erwartet haben, ist Outlook. Ja, genau das Outlook, mit dem ich meine Mails verschicke (und vielleicht noch meine Kontakte pflege). Ein Microsoft-Produkt…

Warum aber bitte sollte man die Aufgaben Funktion von Outlook nutzen, um seine Ziele zu verfolgen? Ganz einfach: weil sie vieles schon kann und vor allem, weil sie schon da ist! Hier muss nichts installiert oder großartig neu gelernt werden. Im Gegenteil. Die Oberfläche von Outlook hat sich – gefühlt – die letzten 20 Jahre nicht mehr verändert. Die Optik kommt direkt aus dem letzten Jahrtausend und ist uns genau deswegen so vertraut.

Was ich am meisten schätze ist das riesige Notizfeld. Zugegeben, das habe auch ich viele Jahre lang komplett ignoriert. Aber mittlerweile ist es für mich zu einer Allzweckwaffe geworden. Dort kommt alles an Fortschritt und Neuigkeiten rein, was gerade anliegt. Versehen mit dem Datum davor, kann ich dann sehr schnell – quasi auf einen Blick – sehen, wie sich die Dinge entwickelt haben. Das ist vor allem dann sehr hilfreich, wenn man mal einen positiven Blick auf die Dinge braucht. Was habe ich alles schon geschafft? Meist kann man diese Frage sehr gut mit einem Blick auf diese Historie beantworten und fühlt sich gleich nicht mehr ganz so langsam. Nebenbei ist es im beruflichen Umfeld auch immer wieder spannend, wie erstaunt die Kollegen sein können, was man sich alles merken kann. Dabei habe ich einfach nur kurz vor dem Meeting noch einmal die Historie durchgelesen. Das war’s.

Einziger Haken: es ist nicht so ganz klar, wie Microsoft weiter vorgehen wird. MS Teams erfreut sich zunehmender Beliebtheit und hat bereits MS Planner integriert. Gut möglich, dass das die Zukunft bei Microsoft sein wird.

Wer die Wahl hat…

Nun geht es aber an die Auswahl. Soll es ein Tool aus dem agilen Bereich sein? Ein To Do Spezialist? Eine App, die eh schon auf dem Handy schlummert und gerne mehr genutzt werden möchte? Oder doch das Emailprogramm, dass mich von nun an nicht nur an mein nächstes Meeting erinnert, sondern auch an meine Ziele? Oder doch lieber etwas ganz anderes wie Asana, Jira, todoist oder Wrike? Das muss jeder für sich selbst entscheiden.

Aufgabe der Woche

Welches Tool es werden soll, ist jedem selbst überlassen. Die Aufgabe diese Woche lässt sich mit allen umsetzen:

Such Dir ein Tool aus und übertrage Deine Ziele mit den ersten Schritten in das Tool!

Am besten ist es, Du probierst es ein paar Wochen aus und entscheidest dann, ob es Dir hilft. Wenn nicht, dann nimm’ ein anderes oder finde einen anderen Weg. Die Auswahl ist schließlich groß genug. Irgendetwas davon wird auch Dir helfen können.

Was nutzt Ihr?

Aber jetzt interessiert mich vor allem Eure Meinung. Was nutzt Ihr bislang, um Eure Ziele nicht aus den Augen zu verlieren? Ich freue mich über Eure Kommentare!